通話時語氣的把握至關(guān)重要，因為它直接反映著通話人的辦事態(tài)度。語氣溫和、親切、自然，往往會使對方對自己心生好感，從而有助于交往進(jìn)行；語氣生硬傲慢、拿腔拿調(diào)，則無助于工作的順利開展。
    為確保信息的準(zhǔn)確傳遞，通話人在通話過程中應(yīng)當(dāng)力求發(fā)音清晰、咬字準(zhǔn)確、音量適中、語速平緩。要做到這一點(diǎn)，通話人應(yīng)當(dāng)在細(xì)節(jié)問題上予以充分的注意。例如通話過程中始終使話筒與嘴部保持2—3厘米的間距，就能有效保證音量的適度。
    如果自己說話帶有口音，或覺察到對方聽著較困難，就應(yīng)有意識地調(diào)整語速和音量；如果由于種種原因聽不太清對方的話，則應(yīng)委婉地告訴對方：“對不起，我們這邊線路有點(diǎn)問題，我聽不清楚您的聲音，請大點(diǎn)聲好嗎？”對方調(diào)整過來后再向?qū)Ψ街轮x，切不可抱怨對方。
    通話過程中，為了不影響他人的正常工作，通話雙方都應(yīng)對自己的說話音量和方式加以控制。既不可大聲嚷嚷、高聲談笑，或者一驚一詫、時高時低，從而打斷他人工作思路，也不可竊竊私語，鬼鬼祟祟，無端吸引他人注意。
    除了用語要文雅外，通話人的舉止亦應(yīng)保持文雅。話筒要輕拿輕放，不宜用力摔掛。通話時應(yīng)避免過分夸張的肢體動作，以防帶來嘈雜之聲。